Please be Tender

Большинство крупных компаний, которым требуется переводить большие объемы сложной технической документации, выбирают поставщиков переводческих услуг на основе открытых или закрытых торгов. Как же эти торги, или, говоря иначе, тендер, правильно организовать?

Порядок организации тендера

Прежде всего составляют список кандидатов. Информацию о переводческих бюро можно получить из открытых источников. Затем им рассылают приглашения, а кандидатам, согласившимся на участие, предоставляют пакет тендерных документов.

К определенному времени (оговариваются дата, час, формат документов) требуется прислать все тендерные документы ответственному за проведение торгов. Несоблюдение каких-либо формальных требований может стать поводом к исключению компании-кандидата из числа претендентов.

Поступившие от кандидатов предложения рассматриваются, и затем проводят личные встречи. В заранее оговоренное время называют победителя.

Существует несколько наиболее общих принципов выбора победителя тендера. При определении того, достоин ли кандидат стать вашим поставщиком услуг по переводу, следует оценить в первую очередь его компетентность. Как это делается? Прежде всего участников просят выполнить тестовые задания, затем представить перечень успешно реализованных аналогичных проектов и, наконец, выслать резюме основных специалистов, которые будут в случае победы привлечены к выполнению работ.

О расценках

Разумеется, одним из важнейших критериев выбора поставщика переводческих услуг остается ценовое предложение, однако здесь есть проблема: надо правильно определить расценки. Если у вас большой объем сложной документации, то вам потребуется не просто перевод какого-то условного числа страниц или чертежей, а именно обслуживание. Чтобы правильно подсчитать стоимость работы и установить справедливые расценки, необходимо грамотно составить техническое задание для бюро переводов. Что имеется в виду?

• Если вы попросите назвать твердую цену за перевод, например, с английского на русский одной страницы формата А4 технической документации, это сразу же породит встречные вопросы: как быть, если страница заполнена лишь наполовину или, наоборот, шрифт настолько мелкий, что при нормальном размере текст такого объема мог бы поместиться на трех-четырех страницах?

• Если вы предложите переводчикам назвать твердую цену за определенное число знаков в тексте, вам тут же зададут вопрос: «Считаем знаки по оригиналу или по переводу?»

• В технических текстах часто встречаются встроенные графические объекты, сложные таблицы, чертежи. При оформлении перевода от переводчиков потребуются дополнительные затраты сил и средств на их форматирование и верстку. И пренебрегать этим ни в коем случае не следует – правильно оформленный технический документ воспринимается при прочтении на 30% легче, чем документ, в котором не выдержан стиль, «гуляют» шрифты и границы текста. Значит, если вам нужен перевод документации со сложным форматированием, с чертежами, графиками и т. д., в расценки должны быть включены дополнительные расходы на эти работы.

Каков же вывод? Если переводческие компании А и Б предлагают вам значительно отличающуюся цену за перевод страницы текста во всеми дополнительными услугами, будьте осторожны: скорее всего, более «дешевая» компания (допустим, А) не понимает всех сложностей работы с этим текстом и не учла часть обязательных работ в своих расценках. Возможно, позже она потребует доплату. По этому пункту компания Б, которая правильно учла все возможные расходы и назначила справедливую цену, будет выглядеть менее привлекательно. По этой причине очень важно подробно и точно составить техническое задание, которое включают в пакет тендерной документации. Чем подробней в нем прописаны все требования заказчика, тем легче переводчикам понять и подсчитать свои расходы на выполнение задания.

Использование программных средств

Рекомендуем поставить условием выполнения перевода применение программного обеспечения (профессиональных переводческих программ) класса Translation Memory. Такие программы, кстати, помогают точней подсчитать трудозатраты переводчика. Программа укажет, сколько фраз (сегментов) в последующем тексте полностью повторилось с предыдущим (уже переведенным в программе) текстом, сколько совпало лишь частично и сколько фраз совершенно новых. Переводческое бюро должно отдельно указать стоимость перевода фраз каждого типа (полностью совпадающие с прежним переводом фразы тоже необходимо оплачивать по определенному тарифу, так как переводчик и редактор все равно будут их читать, осмысливать и, возможно, редактировать). Также отдельно следует указать стоимость внесения правок, составления и ведения глоссариев (словарей специфических терминов, относящихся к вашему переводу), менеджмента, инженерной работы. Поскольку стоимость верстки перевода во многом зависит от оригинального формата и конечного назначения документа, следует попросить переводчиков указать тарифы на обработку файлов в зависимости от формата: MS Word, Excel, ACAD, PDF и т. д.

Конечно, такое очень подробно прописанное техническое задание составляется далеко не всегда и необходимо далеко не всегда. Порой опытное переводческое бюро, понимая, что вы не все учли в техническом задании, само вам подскажет, какие еще работы надо выполнить по переводу, как правильно вести проект, описать услуги, как их тарифицировать, какие компьютерные средства применить и какие преимущества это даст вам и исполнителю, какую можно ожидать производительность и экономию средств.

Тестовое задание

Тесты не всегда бывают показательными. Серьезный исполнитель, выполняя тестовое задание, потратит гораздо больше средств, сил и времени по сравнению со стандартной работой, тщательно все перепроверит. Зачастую бывает так, что такого качества перевода, которое это бюро показало на этапе тестирования, оно не сможет обеспечить в процессе текущей массовой работы. Но все-таки тесты необходимы. Это эффективный инструмент отфильтровывания заведомо недобросовестных и некомпетентных исполнителей. Если уже в тестовом задании допускаются серьезные ошибки и не выполняются ваши требования, то нет смысла работать с таким исполнителем.

Не следует в качестве тестового задания давать материалы, оторванные от контекста, представляющие собой набор терминов. Специалисты знают, что термины можно перевести по-разному и все варианты будут правильными, но каждый вариант – в своем контексте. Без контекста правильно перевести термины практически невозможно.

Не следует давать задания, когда готовый перевод необходимо сдать на следующий день, через несколько часов, иногда даже через несколько десятков минут после получения. Это не самый удачный способ проверить качество услуги. Скорость, с которой переводят две-три страницы пробника, не является объективной характеристикой серьезной переводческой компании. Серьезная работа требует от переводческого бюро серьезной подготовки (предварительный анализ задания, подбор справочных материалов и словарей, разъяснение переводчику технических требований по использованию специализированных компьютерных средств), а на это нужно время.

То же и с работой: если в техническом задании прописано, что весь проект будет вестись в жесточайшем цейтноте, без плана и предварительной договоренности, с ожиданием того, что высланные сегодня 200 страниц текста должны быть переведены за ночь, то серьезное переводческое бюро скорее всего откажется от участия в таком конкурсе.

Подготовка тендерных документов

Тенденция последних полутора-двух лет: глобальные корпорации переходят к электронным торгам: каждый из кандидатов получает доступ на Интернет-сайт компании – организатора тендера, и все заполнение по требованиям конкурса проводится в режиме «он-лайн» с возможностью сохранения своих записей, внесения изменений и отслеживания статуса торгов. Это чрезвычайно удобно, особенно в части внесения уточнений. Любой вопрос, который задают участники, и ответ организаторов торгов на него становятся известны всем участникам. При традиционной форме очень часто организаторы не соблюдают это золотое правило.

У электронного формата проведения торгов при неправильном использовании могут быть и «минусы». Нельзя механически взять форму документации, используемую для тендера поставщиков оборудования или логистических компаний, и использовать для выбора переводчиков. У переводческих компаний своя специфика, поэтому не на все вопросы и требования, используемые в тендере поставщиков оборудования, переводчики смогут ответить. Если же поступающую документацию будет проверять электронная программа, она автоматически отсеет кандидата, формально не выполнившего «всех» требований.

С начала 2007 года в рамках программы Gain & Share компания Neotech стала предлагать консалтинговые услуги по подготовке и проведению тендеров по выбору поставщика переводческих услуг. Мы готовы вместе с вами определить стоящие перед вашей компанией задачи, четко их структурировать, предложить один или несколько сценариев перевода, разработать под каждый из них техническое задание для конкурсантов и определить критерии оценки – так у вас появится эффективный инструмент отбора лучших переводческих ресурсов, способных предложить необходимый уровень сервиса и гарантии качественной реализации проекта в нужные сроки.